PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INTERNA DE CANAL DE DENUNCIAS DE INSTALACIONES  VILLALBA SL

FECHA 12-01-2024

Índice

1. Introducción

2. Definiciones

3. Ámbito de  aplicación

4. Gestión del  Canal  Ético  o de  denuncias 

5. Principios reguladores del  Canal  Ético 

6. Recepción de  comunicaciones

7. Sistema de  gestión de  denuncias

8. Proceso de  tramitación de  las  comunicaciones recibidas

8.1 Recepción de la comunicación

8.2 Análisis preliminar de su contenido

8.3 Admisión a trámite

8.4 Registro

8.5 Acuse de recibo

8.6 Traslado o delegación

8.7 Instrucción o comprobación de los hechos

8.8 Resolución y propuesta de actuación

8.9 Comunicación de la resolución a los afectados

8.10  Cierre  del expediente y elaboración de informes de reporte

9. Protección de  datos de  carácter personal 

10. Compromisos de  la Función de  Cumplimiento 

11. Relación con  otros procedimientos vigentes 

12. Declaración de  cumplimiento

13. Aprobación, entrada en  vigor y actualización

  1. INTRODUCCIÓN

INSTALACIONES  VILLALBA SL tiene implantado un Código  Ético o de  denuncias en  el que  establece los  principios éticos y de  actuación con  los  que  se  compromete en  su actividad empresarial y define  el marco de comportamiento a seguir por los Miembros  de la Organización en el desarrollo de su desempeño profesional.

En la  voluntad de  dar  una  adecuada respuesta  ante cualquier duda, discrepancia o irregularidad en el cumplimiento de dicho Código, así como  para colaborar en la vigilancia del  cumplimiento del  conjunto de  las  normas aplicables a  muestra entidad y a  sus Miembros, se  activa este Canal  Ético  o de  denuncias como  cauce de  comunicación  y conocimiento, a través del procedimiento que  se regula en este documento.

El Canal  Ético es,  por tanto, un medio  de  comunicación confidencial y transparente para que,  tanto los Miembros  de  nuestra entidad, como  otras partes interesadas de  la misma, cuenten con un cauce adecuado para informar de  aquellos comportamientos que  puedan conllevar alguna irregularidad o de  algún  acto  contrario a la legalidad o a las normas de comportamiento del Código Ético y demás normas internas aplicables, sean cometidos por otros  Miembros  de  la Organización o por  representantes o empleados de  empresas que colaboran con nuestra entidad en sus  distintas actividades.

Su finalidad es  establecer los  mecanismos necesarios para comunicar y gestionar de manera  temprana  cualquier cuestión relacionada con  el  alcance,  cumplimiento o interpretación de  la  normativa aplicable a  la  Organización, así  como,  especialmente, aquellos comportamientos de  los que  pudiera derivarse un  delito  que  pueda conllevar responsabilidad penal para  la persona jurídica.

El presente documento tiene como  objetivo desarrollar el procedimiento de este canal  de comunicación.

  1. DEFINICIONES:

Se  relacionan a  continuación las  definiciones de  aquellos términos que  se  utilizan  de manera frecuente en el presente documento:

  • Comunicación: declaración por la que  cualquier Miembro  de  la Organización, Socio de

Negocio  o Tercero deja  constancia de  una  cuestión acerca del alcance, interpretación o

cumplimiento de  la normativa aplicable a la Organización. En función  de  su contenido, una  comunicación puede contener una  consulta o una  denuncia.

  • Consulta: comunicación por  la que  cualquier Miembro  de  la Organización, Socio  de Negocio  o  Tercero solicita   una  aclaración, respuesta  o  criterio   sobre el  alcance, interpretación o cumplimiento de la normativa aplicable a la Organización.
  • Denuncia: comunicación relativa a un posible incumplimiento de la normativa aplicable a al Responsable del Sistema interno de información.
  • Denunciado: persona física o jurídica  a la que  se le imputa un presunto incumplimiento objeto de investigación por parte del responsable del sistema interno de información de INSTALACIONES  VILLALBA SL
  • Informante: persona física  o  jurídica  con  acceso al  Canal  Ético  que  realiza una denuncia.
  • Incumplimiento: comportamiento, activo u omisivo  que  suponga la infracción de  la normativa aplicable al INSTALACIONES  VILLALBA SL. Un incumplimiento puede ser más  o menos grave, abarcando desde el mero  incumplimiento formal  de  un  requisito incluido  en  una  norma interna hasta la comisión de  hechos constitutivos de  un  delito potencialmente imputable a la Organización.
  • Miembros  de   la  Organización:  los  integrantes del  örgano de  Administración, directivos, empleados,  trabajadores  o  empleados temporales o  bajo  convenio de colaboración, y voluntarios de la Organización y el resto de personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores.
  • Responsable del  Sistema Interno de  información: Órgano  unipersonal o colegiado, dotado de  poderes autónomos de  iniciativa y control, al que  se  le confía,  entre otros cometidos, la responsabilidad de supervisar el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Cumplimiento de la Organización en general.
  • Socios de  Negocio:  cualquier persona jurídica  o  física,  salvo  los  Miembros  de  la Organización, con  quien  la Organización mantiene  o prevé establecer algún  tipo  de relación de  negocio. A modo  enunciativo, pero  no limitativo, se  incluyen intermediarios como  agentes o comisionistas, asesores externos, proveedores, clientes.
  • Sujetos afectados por  este documento: todos los Miembros  de  la Organización así como   los  Socios   de  Negocio   o  Terceros  que   tengan  relación de  negocio  con INSTALACIONES  VILLALBA SL
  • Tercero: persona física o jurídica  u organismo independiente de la Organización.
  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente canal  de  denuncias se  establece para que  los diferentes grupos de  interés como  son  la Alta Dirección,  Empleados, socios, accionistas, personas que  pertenezcan al órgano de administración de la organización, proveedores, representantes de la sociedad en  general, cualquier persona que  trabaje para o bajo  la supervisión y la dirección de contratistas , subcontratistas y proveedores, etc,  con los que  la Organización se relaciona en  un contexto laboral o profesional, puedan comunicar sus  dudas, sugerencias, posibles conductas irregulares o cualquier incumplimiento de las normas recogidas en el Código de Conducta, Política Anticorrupción u otra  normativa interna o externa.

Es un canal  confidencial e incluso  anónimo a través del cual se podrá comunicar cualquier conducta irregular que  esté teniendo lugar  en el seno  de la Organización:

El Canal  Ético  o de  denuncias debe ser  fácilmente lugar  visible  en  la página web  de nuestra entidad y fácilmente accesible a  los  miembros de  nuestra entidad y/o  en  su defecto en lugar  visible del centro físico donde opere la empresa.

  1. GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO O DE DENUNCIAS

El canal  ético  o de denuncias se trata de un canal  alojado en una  plataforma web externa que   cumple con  los  más   altos   estándares de  confidencialidad  y  seguridad de  la información, además permite el anonimato de las denuncias y/o consultas.

La gestión del Canal  Ético o de denuncias corresponde a una  empresa externa con el cual se  ha formalizado el pertinente contrato de  prestación de  servicios y que  cumple con los cánones de  confidencialidad y seguridad en  la información recibida a través del canal  de denuncias. Dicha entidad debe asumir las labores que  a continuación se detallan:

  1. Recepción, verificación y tratamiento de las comunicaciones recibidas.
  2. Gestión y mantenimiento del archivo de los casos recibidos y de los expedientes generados.
  3. Revisión y control del funcionamiento del Canal Ético o de denuncias. d.  Actualización periódica del Procedimiento.
  4. Llevanza del libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que  hayan dado  lugar.
  1. PRINCIPIOS REGULADORES DEL CANAL ÉTICO
  1. Obligación de comunicar: Los Miembros de nuestra entidad, así como  otras partes interesadas en ésta, que  tuvieran indicios  racionales y razonables de la comisión de una  irregularidad o de algún  acto  contrario a la legalidad, o a las normas internas aplicables que  la Organización adopte voluntariamente, deberán comunicarlo al Responsable del Sistema interno de información.

En el caso  de las personas que  mantienen relación laboral con la Organización, relación mercantil o desarrollo de un servicio, esta obligación se considera parte imprescindible de la buena fe en el cumplimiento contractual. Por ello, todos los empleados tienen la obligación de poner en conocimiento del Responsable del Sistema interno de información cualquier dato  o indicio de que  pueda haberse cometido o pueda cometerse un incumplimiento de la normativa aplicables.

  1. Garantía de confidencialidad: La identidad de la persona que notifique un incumplimiento a través del Canal Ético será tratada como  información confidencial, pudiendo incluso  ser  anónima. Por ello, no será desvelada a los que  pudieran verse inmersos en un proceso de verificación.

Los datos de las personas que  realicen la comunicación sólo podrán ser  desvelados a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que  éstos lo requirieran como  consecuencia del procedimiento derivado del objeto de la comunicación, como  a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial iniciado  por y como  consecuencia de la misma. La cesión de los datos se hará en conformidad con lo preceptuado en la legislación sobre protección de datos de

carácter personal.

III. Promoción del  Canal  Ético:  Nuestra entidad promoverá la difusión  de la existencia de este canal  de denuncias en beneficio de un mejor  funcionamiento de sus  servicios, por lo que  agradece y promueve su utilización.

  1. Protección del informante: La denuncia, ya sea realizada por personas ajenas o vinculadas a la Organización, es una  conducta que  la Organización promueve y agradece, en beneficio del mejor  desempeño de su actividad empresarial, por lo que no podrá dar lugar  a ninguna consecuencia negativa para el informante.
  2. Denuncias falsas: Se entenderá como denuncia falsa: (1) aquella que  no esté basada en hechos o indicios  de los que  razonablemente pueda desprenderse un hecho anómalo o comportamiento irregular; (2) la formulada aun  cuando el autor sea consciente de la falsedad de los hechos y/o los tergiverse voluntariamente. En el caso de que,  como  resultado de la investigación se compruebe que  una  denuncia ha sido interpuesta de mala  fe en base a datos falsos  o tergiversados, se comprobará si existe relación laboral con el informante para, en su caso, comunicárselo al Director  o responsable de Recursos Humanos para que  adopte las medidas disciplinarias que estime convenientes.
  1. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones al Canal Ético o denuncias pueden remitirse por diversos canales:

  1. Correo electrónico: info@grupovillalba.com b. Web:  grupovillalba.com
  2. Vía telefónica: 952321100
  3. Dirección Postal: CALLE BAHIA BLANCA Nº 41, 29006, MALAGA (MALAGA)

A la atención de RAMÓN LÓPEZ MARTÍN

  1. SISTEMA DE GESTIÓN DE DENUNCIAS

Comprende las  herramientas  informáticas habilitadas por  INSTALACIONES  VILLALBA SL para registrar y archivar las comunicaciones recibidas y la documentación generada en su proceso de tramitación.

El Sistema de  Gestión de  Denuncias de  INSTALACIONES   VILLALBA SL cuenta con  las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar el máximo nivel de  confidencialidad posible. La información que  contenga datos de  carácter personal sensible será tratada con  las  medidas de  seguridad apropiadas de  acuerdo con  lo dispuesto en  la  Ley  Orgánica 3/2018, de  5  de  diciembre, de  Protección de  Datos Personales y Garantía de  Derechos  Digitales y en  el  Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo  de  27 de  abril de  2016  relativo a la protección de  las personas físicas  (en adelante, RGPD).

El Responsable del Sistema Interno de  Información mantendrá  actualizado un listado de personas con capacidad de acceder a la información contenida en el buzón  de Denuncias, con expresión de las acciones que  pueden realizar, si lo estimara conveniente. El acceso a los  datos contenidos en  documentos de  tramitación del  canal  de  denuncias quedará limitado  exclusivamente al personal que  lleve  a  cabo  las  funciones de  cumplimiento, auditoría interna de la Organización y, en su momento, la auditoría externa.

  1. PROCESO DE TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS

La tramitación de  las comunicaciones recibidas debe realizarse respetando las siguientes fases:

  1. Recepción de la comunicación.
  2. Análisis preliminar de su contenido.
  3. Admisión a trámite.
  4. Registro.
  5. Acuse de recibo.
  6. Traslado o delegación.
  7. Instrucción o comprobación de los hechos.
  8. Resolución y propuesta de actuación.
  9. Comunicación de la Resolución a los afectados.
  10. Cierre del Expendiente y elaboración de informes de reporte a los órganos de gobierno.

8.1 Recepción de  la comunicación.

Las comunicaciones del Canal  Ético pueden recibirse a través de  los distintos medios de acceso al Canal reflejados en el apartado 5 del presente procedimiento.

Una  vez  recibida la comunicación, el Responsable de  la gestión interna del  canal  de denuncias dará traslado al Responsable del Sistema Interno de  Información que  actuará en función  de su contenido de la siguiente forma:

  • Si el contenido de  la comunicación es  una  consulta, el Responsable del Sistema Interno de Información responderá a la mayor brevedad posible a las cuestiones planteadas, por la misma vía por la que  le fue comunicada la consulta;
  • Si del contenido de la comunicación se deriva la posibilidad de que  se haya producido o puede producirse un  incumplimiento, dicha  comunicación recibirá el  tratamiento de denuncia y se someterá a su análisis preliminar al objeto de determinar su aceptación y registro o rechazo.

8.2 Análisis preliminar de  su  contenido.

Toda  comunicación que  se  refiera a un  posible incumplimiento (esto es,  una  denuncia) debe ser  objeto de un análisis preliminar por parte del Responsable del Sistema Interno de Información para decidir  sobre su posible admisión y registro o rechazo.

El Responsable del Sistema Interno de Información documentará  los motivos para admitir a  trámite y  registrar  o  para  rechazar una   comunicación  relativa  a  un  posible incumplimiento, a través de  una  ficha,  que  podrá contener, según los casos, la siguiente información:

  • Denominación descriptiva de  la denuncia, con  expresión de  su  número de  referencia única  y su fecha de recepción.
  • Resumen de datos aportados en la denuncia, con la discriminación de los datos objetivos y los datos subjetivos.
  • Análisis de la información y la documentación remitida con la denuncia.
  • Valoración del contenido de  la denuncia y de  la fiabilidad  del informante. El anonimato del  informante se  tratará, en  principio,  como  un  indicio  de  menor credibilidad de  los hechos denunciados.
  • Decisión  sobre la admisión a  trámite de  la denuncia, con  expresión, si se  considera oportuno, de las actuaciones a seguir.
  • Medidas  excepcionales adoptadas, en el supuesto en el que  el Responsable del Sistema Interno de  Información las haya considerado necesarias o convenientes por motivos de urgencia.
  • Designación del instructor responsable, si se valorase conveniente delegar esta función, por parte del Responsable del Sistema Interno de Información.

En este análisis preliminar se  valorará la conveniencia de  remitir  a otras instancias de  la entidad informaciones que  no sean objeto de  este Canal  o que  tengan un procedimiento distinto y específico, si procediera.

Si se trata de una  comunicación que  afecte a una  actuación de Socios  de nuestra entidad, se  procederá a  su  comprobación  en  colaboración  con  el  área que   mantenga la interlocución con dicho  Socio y, en su caso, se remitirá al responsable del Sistema Interno

de Información que  desempeñe análogas tareas en esa  entidad.

En el caso  de  las comunicaciones en  que  se  ponga de  manifiesto un mal  funcionamiento de algún  Departamento o Área de la Organización o un incumplimiento de los compromisos con los clientes, se  utilizarán los canales establecidos para tratar este tipo de quejas o reclamaciones, informando de su traslado al informante.

También se  decidirá si procede acumular la instrucción a otros  procedimientos análogos ya en curso.

8.3 Admisión a trámite.

Las denuncias habrán de contener para su admisión a trámite:

  • Los hechos o comportamientos a que  afecta, y su repercusión sobre la Organización, el informante, compañeros, Socios de Negocio,  o Terceros.
  • Los elementos de acreditación o prueba de que  se dispone (documentos, testigos, etc.).

La falta  de  identificación del  informante no  será hecho suficiente para descartar la tramitación de una  denuncia.

En el caso  de  que  la comunicación fuese anónima, el responsable del sistema interno de información en  razón  a la diligencia debida valorará acometer una  comprobación de  los hechos o su rechazo sin más  trámites. Para  ello deberá evaluar la apariencia de veracidad de  la  denuncia y  a  los  datos o  indicios  que   aporte. En  todo   caso   deberá dejar documentada por escrito su decisión.

No se  tramitará ninguna denuncia en  la que,  de  forma  notoria, la actuación objeto de  la misma no constituya una  conducta que  pueda implicar  la comisión de alguna irregularidad o de  algún  acto  contrario a la legalidad o las normas de  comportamiento incluidas en  el Código Ético.

8.4 Registro.

Las denuncias admitidas a trámite se  registrarán en  un libro registro con  un número de referencia único  a efectos de que  sea  fácilmente localizable, cumplimentando un formato normalizado de registro.

8.5 Acuse de  recibo.

Una  vez  realizado el  análisis preliminar de  la  denuncia, si  en  la  misma estuviese correctamente  identificado el  informante,  el  responsable  del  sistema  interno de información procederá  a  su  acuse de  recibo, con  información en  cualquiera de  estos sentidos: Con  independencia de  la  categorización de  la  comunicación, por  parte del Responsable del Sistema Interno de Información, se remitirá al informante acuse de recibo de su comunicación en un plazo  máximo de 7 días  naturales desde la recepción.

Si la denuncia es  considerada no pertinente, improcedente o no relacionada con los fines del presente Procedimiento, se enviará al informante una  notificación informativa de ello.

Igualmente debe informarse al informante del traslado a otros  canales habilitados para la tramitación de quejas o reclamaciones comerciales o de otra  índole.

Si el informante decidiera realizar una  denuncia anónima sin proporcionar ningún correo electrónico de  contacto, al concluir  el proceso de  comunicación recibirá una  información en  una  ventana emergente con  el  acuse de  recibo  de  esa  denuncia en  el  que  se  le asignará un número de referencia para que  pueda obtener información sobre la misma en futuras comunicaciones.

Le advertimos que  si el informante no proporcionara un correo electrónico de contacto, el cual   no  deberá  ser   necesariamente   identificativo del  mismo,  no  podrá  recibir comunicaciones de nuestra entidad sobre estado de tramitación y demás comunicaciones, si bien  no se preocupe pues le responderemos dentro del plazo  legalmente establecido, y podrá tener acceso a los seguimientos que  se  realicen sobre su  denuncia accediendo a través del enlace dabocanaldenuncia.com/ con el mismo  usuario y contraseña con el que interpuso su denuncia e incluyendo el nº de identificador de la misma

Cuando la denuncia sea  considerada como  pertinente, pero  su contenido sea  insuficiente, incompleto, o no proporcione el detalle necesario para que  se  pueda iniciar la instrucción del  expediente, entonces se  remitirá una  notificación informando al informante de  la aceptación de la comunicación y solicitando la información adicional necesaria.

Cuando la  denuncia sea  pertinente, y la  información o documentación facilitada sea suficiente para el inicio de  la correspondiente instrucción del  expediente, entonces se

remitirá una  notificación informando al informante sobre el inicio  de  la gestión de  la correspondiente instrucción.

INSTALACIONES  VILLALBA SL debe garantizar en  todo  momento la confidencialidad del informante y la ausencia de represalias ante denuncias realizadas de buena fe. Por ello, se excluirá de  la información que  se  facilite  al denunciado en  el ejercicio de  su derecho de acceso la identidad del  informante o aquellas circunstancias que  lo hagan identificable frente al denunciado.

El plazo  para acusar recibo  de  las  denuncias a los informantes no debe sobrepasar los siete días  naturales.

No obstante, cuando exista un riesgo importante de  que  dicha  comunicación pusiera en peligro  la investigación eficaz  de  los hechos objeto de  la denuncia o la recopilación y análisis de  las  pruebas necesarias, el responsable del  sistema interno de  información podrá incluir en el expediente una  justificación por escrito parta obviar  esta comunicación.

8.6 Traslado o delegación.

El responsable del sistema interno de información podrá delegar toda  o parte de las fases de la instrucción o solicitar el apoyo  de especialistas de las Áreas  o empresas filiales para que  le ayuden con la instrucción de las denuncias, si las hubiera.

Estos   instructores  deberán  guardar  confidencialidad y  secreto  profesional en  su intervención y respetar en  todo  caso   los  principios de  este procedimiento.

Si una  denuncia recibida en  el Canal  Ético  incide  en  el ámbito de  competencia de  la Asesoría confidencial en  materia de  acoso sexual, el responsable del sistema interno de información dará oportuno traslado de la misma a la citada Asesoría Confidencial para su tramitación. La Asesoría confidencial informará al Responsable del  Sistema Interno de Información del  cierre de  sus  procedimientos para éste que  los  pueda incluir  en  sus reportes a los órganos de gobierno.

Si en  cualquier momento de  la tramitación se  tuviese conocimiento de  la existencia de actuaciones en  el ámbito judicial  o administrativo por los mismos hechos, el responsable

del sistema interno de información podrá acordar la suspensión de la actuación del Canal

Ético y reanudarla si hubiera aspectos relevantes no decididos en aquellas.

8.7 Instrucción o comprobación de  los  hechos.

El responsable del  sistema interno de  información habrá  de  poner de  manifiesto al denunciado el contenido de la denuncia que  le afecte, dando la oportunidad de exponer y acreditar su posición respecto de su contenido.

La instrucción se  desarrollará por el responsable del sistema interno de  información o la persona o personas por él designadas para ello, en  función  del tipo de  denuncia y de  las comprobaciones que  resulten precisas. En el  transcurso de  la  instrucción se  podrán realizar las siguientes actuaciones:

8.7.1. Solicitud  de  aclaración/información  adicional: en  los  casos que  se  precise, requerirá a  la  persona que  haya realizado la  comunicación para que  la  aclare o complemente, aportando los  documentos y/o  datos de  que  pudiera disponer para acreditar la existencia de la actuación o conducta irregular.

8.7.2. Comprobación de la veracidad y la exactitud de la comunicación en relación con la conducta descrita, respetando los derechos de  los afectados. Todos  los Miembros  de  la Organización están obligados a colaborar lealmente durante el proceso de  verificación. Las intervenciones de  testigos y afectados tendrán carácter estrictamente confidencial. Podrán solicitarse notas o informes a Departamentos o Áreas afectadas.

8.7.3. Entrevista con  el  denunciado: respetando  sus  derechos, se  le  informará del contenido de  la comunicación para que  exponga su  versión de  lo sucedido y pueda aportar los  medios de  prueba de  los  que   dispusiere. Así mismo   se  mantendrán entrevistas privadas con  todas las  personas que  pudieran verse involucradas. En todo caso   se  levantará acta por  escrito de  las  mismas, que   deberá  firmarse por  los intervinientes al término de las reuniones.

8.7.4. Atendiendo a la naturaleza de  los hechos investigados, las  entrevistas podrán realizarse con  la presencia de  un  testigo (superior jerárquico, compañero de  equipo u otra  persona que  se  estime conveniente). En este caso, el testigo también habrá de firmar  las actas de las reuniones.

8.7.5. Informes periciales de profesionales internos o externos.

8.7.6. Acceso  a documentos relacionados con  el hecho denunciado, incluso  a correos corporativos del denunciado, conforme las normas establecidas para ello.

8.7.7. Otras  actuaciones que  se estimen necesarias durante la tramitación.

De todas las sesiones de  la instrucción y las entrevistas realizadas en  el transcurso de  la instrucción, el responsable del sistema interno de información o, en su caso, el instructor, deberá dejar  constancia escrita.

En el caso  de  reuniones formales, en  el momento de  la finalización de  cada reunión, se firmará una  nota  resumen con la conformidad, en lo posible, de todos los presentes.

8.8 Resolución y propuesta de  actuación

Una  vez  concluido el  proceso de  instrucción el  responsable del  sistema interno de información redactará  un informe y una  conclusión o resolución. Si hubiese intervenido un instructor, éste presentará un informe firmado con su propuesta de resolución, que  habrá de  ser  ratificada igualmente  con  la  firma  del  responsable del  sistema  interno de información. El escrito de  resolución deberá  contener, como  mínimo,  los  siguientes extremos:

8.8.1. Descripción del caso  denunciado.

8.8.2. Acciones  realizadas durante la instrucción del  expediente, así  como  cualquier documentación relevante analizada y que  pueda suponer evidencia para soportar las conclusiones.

8.8.3. Resultados obtenidos en la investigación.

8.8.4. Valoración o calificación de los hechos comprobados.

8.8.5. Propuesta, en  su  caso, de  medidas  correctivas, dirigidas a  quien   tenga la capacidad de decisión y ejecución sobre las mismas.

El procedimiento deberá completarse en el plazo  más  breve posible, no superando los tres meses a contar desde la recepción de  la comunicación o, si no se  remitió un  acuse de recibo  al informante, a tres meses a partir  del vencimiento del plazo  de 7 días  después de efectuarse la  comunicación, salvo  casos de  especial complejidad que  requieran una ampliación del plazo,  en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de de otros  3 meses adicionales.

Si la  resolución concluye que  un  Miembro  de  la  Organización ha  cometido algún incumplimiento, se  procederá a  aplicar  medidas de  corrección y, en  su  caso, se  dará traslado al Director  o responsable del Área de Recursos Humanos para la aplicación de las medidas disciplinarias que  correspondan o, en  su caso, al Director  del Área de  Asesoría Jurídica.

Si la  implicación es  de  un  Socio  de  Negocio  proveedor de  mercancías,  servicios y/o suministros,  el  responsable  del  sistema  interno de  información dará  traslado  al Departamento o Área  que  haya realizado la  contratación o que  sea  responsable del cumplimiento de sus  compromisos.

Con independencia de  las  medidas anteriores, si las  actuaciones comprobadas tuvieran

relación con  una  actuación administrativa o judicial,  sea  parte o no la Organización, se informará  de  inmediato  a  la  Asesoría Jurídica,  si  la  hubiera y  a  las  autoridades competentes.

Cuando del  contenido de  la  denuncia o de  la  instrucción de  la  misma se  ponga de manifiesto la  posible existencia de  responsabilidades penales relevantes que  puedan afectar a la Organización, el responsable del  sistema interno de  información habrá de informar de  inmediato al  órgano de  administración  de  la  entidad, siendo éste  el responsable de adoptar las decisiones pertinentes respecto de la denuncia, una  vez haya recibido informe adecuado de su contenido.

En el caso  de que  se compruebe que  una  denuncia ha sido interpuesta de mala  fe en base a datos falsos  o tergiversados por un empleado, tal extremo se  pondrá de  manifiesto al Director  o responsable de  Recursos Humanos para que  adopte, en  su caso, las  medidas disciplinarias que  estime convenientes.

8.9 Comunicación de  la resolución a los  afectados

El responsable del sistema interno de información comunicará por escrito la finalización de la instrucción al informante y denunciado y su valoración, indicando si se  ha producido o no un  incumplimiento de  la normativa aplicable a la Organización y, en  especial, de  su Código Ético.

8.10 Cierre del  expediente y elaboración de  libro-registro

En todo  caso, de las comunicaciones recibidas, calificación y resolución se creará un libro- registro sin datos personales, para acometer los estudios e informes correspondientes,  y promover la corrección de las situaciones en que  proceda.

  1. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

CRITERIOS DE PRIVACIDAD DEL CANAL ÉTICO O DE DENUNCIAS

  1. Objeto

El objetivo del  presente apartado del  procedimiento de  Canal  Ético o de  denuncias es informar a los comunicantes del  tratamiento de  los datos que  se  llevará a cabo  para la gestión y tramitación de  las denuncias presentadas a través del mismo. A estos efectos, los criterios de privacidad del Canal  Ético se encontrarán asimismo definidos en la página

web corporativa.

Para  la  correcta  configuración y  diseño del  Canal  Ético,  la  Organización da  pleno cumplimiento a  la normativa aplicable en  materia de  protección de  datos; de  manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del  Parlamento Europeo y del  Consejo, de  27 de abril  de  2016, relativo a  la  protección de  las  personas físicas  en  lo que  respecta  al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y a su normativa de desarrollo.

Igualmente, el Canal  Ético ha  sido diseñado de  conformidad con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos  Personales y Garantía de Derechos Digitales.

  1. Tratamiento de sus datos personales y legitimación

La finalidad del Canal  Ético o de denuncias es  gestionar las notificaciones recibidas sobre incumplimientos de  la normativa aplicable a INSTALACIONES VILLALBA SL, cometidos por Miembros  de  la Organización o Socios  de  Negocio,  realizar la investigación de  los hechos denunciados y adoptar las medidas correctivas pertinentes.

Se trata de  un  cauce de  comunicación confidencial entre Miembros  de  la Organización, Socios de negocio y Terceros, vinculados a la Organización.

La información contenida en el Canal  se eliminará a los tres meses desde la resolución del expediente y se  cancelará una  vez  transcurridos los plazos legales durante los cueles pudieran derivarse procedimientos administrativos o judiciales para la persona jurídica  y, en  todo  caso, no  antes de  10  años  si la denuncia tiene relación con  el blanqueo de capitales o financiación del terrorismo.

La legitimación viene  dada por el consentimiento, el cual  ha  sido  prestado y recabado a través del Canal Ético.

  1. Destinatarios de los datos

Únicamente tendrá acceso a la información remitida por el interesado, el responsable del sistema  interno de   información  de   INSTALACIONES   VILLALBA SL,  así   como   los colaboradores  autorizados  por  éste (salvo   cuando  se  solicite   una   gestión  sobre operaciones comerciales en que  hayan de intervenir los departamentos o áreas afectados)

No se  cederán los datos a Terceros, salvo  obligación legal,  en  cuyo  caso  la información estará a disposición de las Administraciones públicas, Jueces  y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades.

  1. Ejercicio de derechos

En todo  momento el  interesado podrá ejercitar los  derechos de  acceso, oposición, rectificación y supresión de  conformidad con  lo establecido en  el  Reglamento (UE)

2016/679 del  Parlamento Europeo y del  Consejo  y la  Ley Orgánica 3/2018, de  5  de diciembre.

En  determinadas  circunstancias, los  interesados  podrán  solicitar la  limitación  del tratamiento en  sus  datos, en  cuyo  caso  únicamente los conservará el Canal  Ético para el ejercicio o defensa de las reclamaciones.

Cuando sea  técnicamente posible, el interesado podrá solicitar la portabilidad de sus  datos a otro responsable del tratamiento.

Para  ejercitar estos derechos, de  conformidad con  la legislación vigente, los interesados pueden utilizar  la  cuenta de  correo info@grupovillalba.com adjuntando  copia  de  un documento acreditativo (DNI o Pasaporte) e  indicando expresamente  el  derecho que solicita.

La persona interesada podrá presentar una  reclamación ante la Agencia  Española de Protección de  Datos, especialmente cuando no  esté satisfecha con  el ejercicio de  sus derechos, para más  detalle consulte la web https://www.aepd.es.

  1. Principio de proporcionalidad y minimización de datos
  • Los datos personales recabados en  el marco del  Canal  Ético:  Su uso  se  limitará a lo estricta y objetivamente necesario para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
  • Serán tratados en todo  momento de  conformidad con  la normativa de  protección de datos aplicable, para fines  legítimos y específicos en  relación con  la investigación que pueda surgir  como  consecuencia de la denuncia;
  • No se utilizarán para fines incompatibles;
  • Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.
  1. Limitación al acceso de los datos

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado  exclusivamente a los

órganos que  tienen encomendada la labor  de  desarrollar las funciones de  cumplimiento, de auditoría interna de la entidad y, en su momento, de auditoría externa.

Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un Miembro  de la Organización, se  permitirá el tratamiento de  los datos al personal con  funciones de gestión y control  de Recursos Humanos.

Asimismo,  y según se  ha  indicado, la Organización podrá servirse del apoyo  de  terceros profesionales, ajenos a la misma, para la prestación de determinados servicios relativos a la gestión del Canal Ético.

  1. Medidas de seguridad y confidencialidad

La  Organización  se  asegurará de  que   se  adopten todas las  medidas  técnicas  y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos registrados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

A estos efectos, la  Organización ha  adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de  toda  la información y se  asegurará de  que  los datos relativos a la identidad del  informante no  sean divulgados al  denunciado durante la  investigación, respetando en  todo  caso  los derechos fundamentales de  la persona, sin perjuicio  de  las acciones que,  en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

  1. COMPROMISOS DE LA FUNCIÓN DE CUMPLIMIENTO

El responsable del  sistema interno de  información, así  como,  en  su apoyo, las  personas que  hayan actuado por su designación, y cualquier persona que  intervenga en las fases de gestión y tramitación del  Canal  Ético  o en  la tramitación de  comunicaciones, deberán realizar el trabajo con la máxima diligencia y confidencialidad, absteniéndose  de  revelar informaciones, datos o antecedentes a los que  tengan acceso en  el ejercicio de  su tarea, así como  de utilizarlos en beneficio propio  o de un Tercero.

El responsable del  sistema interno de  información y toda  persona que  colabore en  el procedimiento de  gestión del  Canal  Ético  habrán de  abstenerse de  actuar si,  por  las personas a que  afecta la comunicación o de la materia que  se trata, se deriva conflicto  de interés, comunicándolo al  órgano de  administración de  la  entidad y asignándose la tramitación a persona cualificada en que  no concurra dicha  situación.

Este  Canal  Ético  no  debe interferir en  el  procedimiento de  la  Asesoría Confidencial encargada de  la tramitación de  supuestos de  acoso y/o violencia sexual que  continuará rigiéndose por su normativa específica.

  1. DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO

Puesto que  el cumplimiento de  las  normas y estándares éticos compromete a toda  la Organización y constituye un objetivo estratégico para la misma, se  espera que  todo  el personal conozca y respete el contenido de este Procedimiento.

INSTALACIONES   VILLALBA SL  reaccionará  de   forma   inmediata ante  eventuales incumplimientos de  lo establecido en  este Procedimiento, conforme a lo previsto en  su normativa interna y dentro de los parámetros establecidos en la legislación vigente.

  1. APROBACIÓN, ENTRADA EN VIGOR Y ACTUALIZACIÓN

El  presente  procedimiento de   Canal   Ético  ha  sido  aprobado  por  el  órgano  de administración y dirección en su reunión de 12-01-2024.

A partir  de ese  momento se encuentra plenamente en vigor en todos sus  términos.

Este  procedimiento de  Canal  Ético habrá de  mantenerse actualizado en  el tiempo. Para ello debe revisarse de  forma  ordinaria con periodicidad anual, y de  forma  extraordinaria, cada vez  que  se  produzcan variaciones en  los  objetivos estratégicos  o  legislación aplicable.

Corresponde al  Responsable del  Sistema  Interno de  Información valorar  cualquier propuesta de modificación.

Versión 1.0 aprobada por  el órgano de Administración

Versión

Fecha Modificación

Objeto de  la Modificación

Apartados afectados

2.0

3.0

4.0

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INTERNA DE CANAL DE DENUNCIAS DE INSTALACIONES  VILLALBA SL